System zur Dokumentenablage

[KoreaEnte]

Es ist eine Art Hausaufgabe für mich, daher habe ich es mal hier gepostet.

Da einige von euch in der IT arbeiten, gibt es für mein Problem vielleicht ein paar Standardlösungen, die ich nur nicht kennen, daher ruhig alles posten was euch zu dem Thema einfällt. Es dürfen allerdings keine Programme dafür genutzt werden, muss alles mit Windowsboardmitteln möglich sein.

Ausgangslage: Es wird heute ein Schreiben erstellt, welches Vorgänge der Jahre 2006, 2007 und 2008 behandelt. Es soll möglichst so abgelegt werden, dass es einfach gefunden werden kann, wenn danach gesucht wird.

Problem 1: Der Dateiname, ich würde so etwas in der Art vorschlagen: "2013_05_31_Vorgänge_2006_2007_2008.doc". Wie nennt man aber eine Überarbeitung des Schreibens, muss man das erste dann mit "v1" und das zweite mit "v2" ergänzen usw? Sollte man daher immer direkt v1 mit hinzuschreiben, auch wenn es kein v2 gibt?

Problem 2: Ablage im Ordner. Am einfachsten wäre es, wenn man die Datei einfach unter 2013 ablegen würde, da sie da erstellt wurde. Wenn man aber den Vorgang 2006 sucht und im Ordner des Jahres 2006 nicht das Schreiben findet, ist das Ziel verfehlt. Also muss es eigentlich in 2006, 2007, 2008 und 2013 abgelegt werden. Möglich wäre es zum Beispiel, in 2013 die Docdatei zu speichern und in den anderen drei jeweils eine PDF-Kopie. Sobald es eine v2 Version gibt, muss man dann entweder auch diese im PDF in jedem Ordner ablegen oder die alte löschen und nur die v2 in den anderen drei Ordnern ablegen. Das System ist deswegen etwas gefährlich, weil zum Beispiel vergessen werden kann die letzte Version auch wirklich in allen drei anderen Ordnern zu speichern und dort dann nur eine Vorversion liegt, die man später als letzte aktuellst Version einstuft.

Irgendwelche Vorschläge?

[PatkIllA]

doppelt ablegen würde ich gar nichts anfangen.
Zum wiederfinden gibt es doch auch die Windowssuche. Die ist ziemlich mächtig, wenn man die Keywords kennt und es für die Dateien passende Filter gibt. Für Office Dokumente sollte das gehen. Bei PDF muss man bei Verwendung des Adobereaders unter 64 Bit noch einen Filter nachinstallieren.
Bei neueren Officn Versionen kann man auch wohl Tags mitspeichern.

Dokumentenmanagementsystem habt ihr nicht?
Wie macht ihr das denn mit Sicherung usw? Muss die Korrespondez nicht irgendwo abgelegt werden?

Wir packen auch OfficeDokumente in die Versionsverwaltung.

[st3660a]

Ihr wollt die Features eines Dokumentenmanagementsystems aber kein zusätzliches Programm?
Warum? Gerne weiteres auch per PM.

[fassy]

Bei uns werden auch alle Dokumente im Revision Control System/Document Management System gehalten. Es gibt nichts ätzenderes als Versionierung über _v1, _v2 und vX Suffixe. Zumal eine zentrale Anlaufstelle für Dokumente ermöglicht Change Tracking, Access Control und Auditing zu implementieren.

Ich dachte du arbeitest bei einem Unternehmen der Klasse KMPG, Deloitte, Ernest & Young etc. Die sind doch eigentlich durch ihre ISO Schlagmichtot und andere Zertifizierungen garantiert verpflichtet oben genanntes implementiert zu haben? Wenn ich da an die ISO 9001 oder PCI-DSS Audits denke, würde der Auditor sofort jegliches Zertifikat entziehen ;)

Da hieß es immer: Das und das Dokument in der und der Version innerhalb von 2 Minuten auf den Tisch! Ach ja- was hat sich zwischen Version 3 und 4 geändert? Wann, von Wem und auf welchen Auftrag hin wurden Änderungen gemacht? Für die Antwort haben sie weitere 2 Minuten Zeit.

Kann ich mir ohne Documentrepository und Change Tracking nicht vorstellen.

[KoreaEnte]

Wir haben natürlich ein entsprechendes System (und eine eigene IT-Abteilung), es geht mehr um etwas "internes" mehr kann ich dazu leider nicht sagen und bevor hier falsche Gerüchte entstehen, geht es natürlich um jemanden ganz anderes und nicht meinen Arbeitgeber ;)

@Patkilla weißt du wie das mit den Tags speichern in Word geht, habe da in Google nichts brauchbares gefunden.

[fassy]

Alles klar... ;)

[KoreaEnte]

Sieht bei mir etwas anders aus, habe so aber die offizielle Seite von Microsoft dazu gefunden: http://office.microsoft.com/de-de/word- ... 63766.aspx

Trotzdem Danke, scheint wohl aktuell die beste Lösung für mein Problem zu sein.


edit: habe es gerade getestet. Die Datei hat keinen bestimmten Namen, ich habe aber die Schlüsselwötrer 2006 und 2007 hinzugefügt. Wenn ich jetzt in dem Ordner nach 2006 suche, findet er kein Dokument, was mache ich falsch?

[fassy]

Meins ist Office 2010, deswegen sieht es wohl leicht anders aus.

Ist der Ordner Indiziert? Das geht nur wenn du die Datei in indizierten Ordnern ablegst, z.B. 'Dokumente'.

[KoreaEnte]

Nein bei mir ist nichts indiziert, teste es nachher mal damit. Danke.