KI im digitalen Dokumentenmanagement: Erfassung, Klassifizierung, Analyse und Verarbeitung von Daten werden revolutioniert

(Auszug aus der Pressemitteilung)

In einer Welt, die von digitalen Daten durchdrungen ist, spielt das Dokumentenmanagement eine entscheidende Rolle bei der Organisation und Verwaltung von Informationen. Mit dem Aufkommen von Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen erlebt das Dokumentenmanagement (DMS) eine Entwicklung, durch die Effizienz und Präzision im Umgang mit digitalen Dokumenten gesteigert wird.

„Die Integration von KI in DMS-Software eröffnet neue Horizonte für effizientes Arbeiten und verbessert die täglichen Abläufe in Unternehmen. Denn die KI, so wie wir sie beispielsweise auch in unseren Office Manager DMS integriert haben, bietet fortschrittliche Funktionen, die manuell schwer umsetzbar wären und die weit über eine effiziente Verwaltung von Dokumenten hinausgeht“, so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler und Entwickler von Office Manager DMS (www.officemanager.de).

Er verdeutlicht: „Traditionell war die manuelle Klassifizierung von Dokumenten eine zeitintensive Aufgabe. KI ermöglicht es, automatisch Dokumente zu erkennen, zu kategorisieren und entsprechend zu indexieren. Die Software erkennt automatisch verschiedene Dokumententypen und ordnet sie entsprechend. Dies spart Zeit bei der manuellen Sortierung von Dokumenten.“ Andersherum wird auch die Suche nach bestimmten Dokumenten erheblich optimiert: Die Algorithmen analysieren den Inhalt der gespeicherten Dokumente und verstehen den Kontext, was zu präziseren Suchergebnissen führt. Dies beschleunigt nicht nur den Zugriff auf benötigte Informationen, sondern reduziert auch den Zeitaufwand für manuelle Suchen.

„Nicht zu unterschätzen ist die automatisierte Datenextraktion. Die manuelle Extraktion von Daten aus einem Dokument in ein anderes kann fehleranfällig sein. KI ermöglicht die automatische Extraktion von relevanten Informationen aus verschiedenen Dokumententypen, von Rechnungen bis hin zu Verträgen. So werden menschliche Fehler, wie Kopier- oder Tippfehler, vermieden“, ergänzt Krekeler. Ein Vorteil KI-basierter DMS-Software liegt aber auch darin, wichtige Erkenntnisse aus den im DMS gesammelten Daten in Echtzeit zu gewinnen. „Durch die Analyse großer Datenmengen kann KI Vorhersagen über zukünftige Entwicklungen treffen. Im Kontext des Dokumentenmanagements bedeutet dies, dass KI-Systeme dazu in der Lage sind, Engpässe oder ineffiziente Prozesse vorherzusehen. Unternehmen können darauf basierend ihre Abläufe optimieren und Engpässe proaktiv angehen“, verdeutlicht Harald Krekeler.

Schon heute findet die KI im digitalen Dokumentenmanagement verschiedene Anwendungs- und Einsatzmöglichkeiten: KI-basierte Systeme wie Office Manager DMS können Rechnungen automatisch erkennen, die relevanten Informationen extrahieren und in Buchhaltungssysteme einspeisen. Dies beschleunigt nicht nur den Zahlungsprozess, sondern minimiert auch Fehler bei der Dateneingabe. „KI unterstützt auch beim Vertragsmanagement, indem es Vertragsdokumente analysiert, wichtige Klauseln identifiziert und Fristen überwacht. Dies erhöht die Compliance und minimiert Risiken“, ergänzt Krekeler. Auch im Bereich des Personalmanagements kann KI bei der automatisierten Verarbeitung von Lebensläufen und Bewerbungsunterlagen helfen. So kann der Auswahlprozess beschleunigt werden und eine objektivere Bewertung von Bewerber und Bewerberinnen ist möglich.

Überhaupt kann die Fähigkeit der KI, Informationen zu sichern, sich als einer der größten Vorteile erweisen: Die DMS-Software kann automatisch nach vertraulichen Informationen suchen. Im Anschluss können die identifizierten Dokumente markiert und individuell verwaltet werden.

„Eine KI-gestützte DMS-Software ist in der Lage, ungewöhnliche Anfragen nach privaten Daten zu erkennen und den Zugriff zu verhindern. Der Faktor Mensch ist eine der größten Cyber-Bedrohungen, denn viele unbeabsichtigten und beabsichtigten Datenzugriffe kommen von internen Arbeitsplätzen. KI kann hier eine mächtige Waffe gegen Bedrohungen der Datensicherheit sein“, gibt Harald Krekeler zu bedenken.