IT-Budget im Unternehmen: Bei Software sparen statt bei Hardware

Wenn in der IT das Budget eng wird, wird oft zuerst bei der Hardware gespart. Der Austausch von Notebooks wird um ein Jahr verzögert, beim neuen Server genügt angeblich eine weniger leistungsstarke CPU, und statt 32 Gigabyte RAM müssen auch 16 ausreichen. Zunächst klingt das wie eine clevere Einsparmaßnahme. In der Realität müssen Unternehmen jedoch oft einen Preis dafür zahlen: langsamerer Betrieb, erhöhter Supportaufwand und Geräte, die früher ersetzt werden müssen als ursprünglich geplant.

Der Lizenzposten: groß, aber selten hinterfragt

Bei einem typischen Büroarbeitsplatz entfällt ein spürbarer Teil der Kosten nicht auf das Gerät. Er entfällt auf Betriebssystem, Office-Paket und Zugriffsrechte auf Serverdienste. In Umgebungen mit eigenem Windows Server und SQL Server summieren sich Core-Lizenzen und Client Access Licenses (CALs) schnell zu Beträgen, die den Preis der Serverhardware übersteigen können.

Typische Lizenzposten in mittelständischen Unternehmen sind:

• Betriebssystemlizenzen für Clients, meist Windows 11 Pro oder Enterprise
• Office-Pakete in der Standard- oder Professional-Plus-Edition
• Windows-Server-Lizenzen, die nach physischen Prozessorkernen abgerechnet werden, mit mindestens 16 Kernen pro Server
• User- oder Device-CALs für den Zugriff auf Serverdienste
• Datenbanklizenzen wie SQL Server Standard oder Enterprise

Wer bei diesen Posten spart, verändert nichts an der Arbeitsumgebung. Eine Volumenlizenz für Office LTSC 2024 funktioniert identisch, unabhängig davon, ob sie neu erworben wurde oder bereits einen Vorbesitzer hatte. Updates, Aktivierung und Funktionsumfang bleiben gleich. Genau darin liegt der Unterschied zur Hardware: Ein Rechner verschleißt, eine Lizenz nicht.

Spezialisierte Händler wie lyzio.de haben sich auf diesen Zweitmarkt konzentriert. Sie bieten gebrauchte Microsoft-Lizenzen für Office, Windows, Windows Server und SQL Server samt Dokumentation der Lizenzkette an. Der Preisabstand zu Neulizenzen fällt je nach Produkt und Version unterschiedlich aus. Oft ist er groß genug, um bei der Hardware eine Leistungsklasse höher einzukaufen.

Warum Sparen an der Hardware selten aufgeht

Hardware ist ein Werkzeug mit messbarer Leistung. Eine Workstation mit knapp bemessenem Arbeitsspeicher lagert Daten auf die SSD aus, ein Server ohne Reserven gerät bei Lastspitzen an seine Grenzen. Solche Engpässe kosten Arbeitszeit. Und Arbeitszeit ist in den meisten Unternehmen deutlich teurer als jedes Gerät. Das betrifft Notebooks ebenso wie Server im eigenen Rechenzentrum.

Hinzu kommt der Lebenszyklus. Manche Rechner liegen schon beim Kauf am unteren Ende der Leistungsskala. Sie erreichen früher den Punkt, an dem neue Software oder Betriebssystemversionen nicht mehr flüssig laufen. Das Supportende von Windows 10 am 14. Oktober 2025 hat das deutlich gezeigt. Viele ältere Rechner scheiterten an den Mindestanforderungen von Windows 11, etwa an TPM 2.0 oder an einer nicht unterstützten Prozessorgeneration. Wer früher knapp kalkuliert hatte, musste vorzeitig nachkaufen.

Auch steuerlich spricht wenig dafür, Hardwarekäufe zu strecken. Seit 2021 dürfen Unternehmen für Computerhardware und Software eine Nutzungsdauer von einem Jahr ansetzen. Die Anschaffungskosten lassen sich damit im Jahr der Anschaffung vollständig abschreiben.

Die Rechtslage: Was beim Kauf gebrauchter Lizenzen gilt

Grundlage ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 3. Juli 2012 im Verfahren UsedSoft gegen Oracle (C-128/11). Ein Hersteller verkauft eine Programmkopie innerhalb der EU gegen Entgelt zur dauerhaften Nutzung. Laut EuGH erschöpft sich damit sein Verbreitungsrecht an dieser Kopie. Das gilt auch für Software, die per Download bezogen wurde. Der Weiterverkauf ist damit zulässig, selbst wenn der Lizenzvertrag ihn ausschließen will.

Der Bundesgerichtshof hat diese Linie in den Entscheidungen UsedSoft II (2013) und UsedSoft III (2014) für Deutschland übernommen und präzisiert. Volumenlizenzen dürfen demnach auch aufgeteilt und in Teilen weiterverkauft werden.

Der Weiterverkauf ist an mehrere Bedingungen geknüpft:

• Die Lizenz wurde ursprünglich in der EU oder im EWR in Verkehr gebracht.
• Sie wurde dauerhaft erworben, nicht gemietet oder im Abonnement bezogen.
• Der Vorbesitzer hat seine Kopien unbrauchbar gemacht und nutzt die Software nicht weiter.
• Die Kette vom Ersterwerber bis zum aktuellen Nutzer lässt sich nachweisen.

Daraus folgt: Abo-Modelle wie Microsoft 365 sind vom Zweitmarkt ausgeschlossen. Er betrifft ausschließlich Kauflizenzen, also Produkte wie Office LTSC, Windows-Volumenlizenzen oder Server-Software mit dauerhaftem Nutzungsrecht.

Auditsicherheit: Ohne Dokumentation keine Ersparnis

Softwarehersteller prüfen regelmäßig, ob Kunden ihre Produkte korrekt lizenziert haben. Bei Microsoft geschieht das etwa im Rahmen eines Software Asset Management Engagements oder eines formellen Lizenzaudits. Fehlt dabei ein belastbarer Nachweis, wird aus der vermeintlichen Ersparnis schnell eine Nachzahlung.

Entscheidend sind deshalb die Unterlagen. Zu jeder gebrauchten Lizenz gehört eine Erklärung des Vorbesitzers, dass er die Software deinstalliert hat und nicht mehr nutzt. Seriöse Anbieter dokumentieren zudem die Herkunft bis zum Ersterwerber. Beim Einkauf helfen folgende Prüffragen:

• Liegt eine Löschungs- oder Unbrauchbarmachungserklärung vor?
• Ist die Lizenzkette lückenlos nachvollziehbar?
• Sind Produkt, Version, Edition und Stückzahl eindeutig benannt?
• Gibt es Unterstützung, falls es zu einem Audit kommt?

Intern lohnt sich ein strukturiertes Software Asset Management. Die Normenreihe ISO/IEC 19770 beschreibt dafür Prozesse und Datenformate, von der Bestandsführung bis zur Erfassung installierter Software. Auch ohne formale Zertifizierung schafft eine aktuelle Übersicht über Bestand und Bedarf die Grundlage für jede Entscheidung zwischen neuen und gebrauchten Lizenzen.

Der Lizenzbestand als Vermögenswert

Der Zweitmarkt funktioniert in beide Richtungen. Immer mehr Unternehmen stellen auf Cloud-Dienste um, legen Standorte zusammen und bauen Stellen ab. Damit haben sie Lizenzen, die sie nicht mehr benötigen. Sofern diese Lizenzen langfristig erworben wurden und die Voraussetzungen stimmen, können sie verkauft werden. Der Erlös fließt zurück ins Budget.

Ein Kreislauf entsteht auch beim Versionswechsel. Ältere Office- oder Server-Lizenzen werden abgegeben, aktuelle Versionen werden neu eingekauft. Das kann die Nettokosten eines Versionswechsels deutlich senken, der Erlös steht dann für Hardware zur Verfügung. Voraussetzung ist eine saubere Inventur. Nur Lizenzen, die tatsächlich nicht mehr genutzt werden, dürfen das Unternehmen verlassen.

So lässt sich das IT-Budget neu ausrichten

Wer Hardware und Software künftig getrennt bewerten will, kann in sechs Schritten vorgehen:

1. Bestand erfassen: Welche Lizenzen sind vorhanden, welche werden genutzt, welche liegen brach?
2. Bedarf klären: Welche Arbeitsplätze brauchen welche Software, und wo genügt eine kleinere Edition?
3. Lizenzmodell prüfen: Passt eine Kauflizenz besser als ein Abonnement oder umgekehrt?
4. Angebote vergleichen: Neulizenz und Gebrauchtlizenz mit identischer Edition und Version nebeneinanderlegen.
5. Hardware priorisieren: Den eingesparten Betrag gezielt dort einsetzen, wo Leistung den größten Effekt hat, etwa bei Arbeitsspeicher, SSDs oder Serverkernen.
6. Dokumentation sichern: Alle Nachweise zentral ablegen und im SAM-Prozess pflegen.

Nicht jede Software eignet sich für den Zweitmarkt. Cloud-Abonnements und viele Fachanwendungen folgen eigenen Lizenzregeln. Für die Standardprodukte, die in fast jedem Unternehmen laufen, lohnt der Vergleich jedoch. Wer die nächste Budgetrunde plant, sollte beide Seiten getrennt betrachten. Die Hardware bestimmt, wie schnell und zuverlässig gearbeitet wird. Bei der Software zählt vor allem der Preis, denn die Funktion bleibt dieselbe.