Lieferkettengesetz: Mit einem DMS kommen Unternehmen ihren Dokumentations- und Datenschutzpflichten nach

(Auszug aus der Pressemitteilung)

Königs Wusterhausen, 25.05.2023 – Seit Januar ist das nationale Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz in Kraft. In diesem Jahr gilt es nur für Unternehmen mit mehr als 3.000 Beschäftigten, ab Januar 2024 sind dann auch Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitenden betroffen. Das Gesetz soll Menschenrechte und Umwelt in der globalen Wirtschaft stärker schützen. Zu diesem Zweck sollen Zulieferer auf die Einhaltung menschenrechtlicher und umweltbezogener Standards überprüft werden. Für Unternehmen resultieren daraus neue Sorgfalts- und Berichtspflichten.

„In erster Linie kommen damit jedoch noch mehr Dokumentationspflichten auf sie zu. Denn das Gesetz sieht umfassende Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten vor, bei deren Verletzung empfindliche Strafen drohen“, macht Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüro Krekeler (www.krekeler.de), aufmerksam. Konkret müssen Unterlagen wie Vertragsdokumente, Verhaltensvorschriften und Verhaltenscodizes, Jahresberichte und Dokumentationen zur Einhaltung der Sorgfaltspflichten, Grundsatzerklärungen, Risikoanalysen und Risikoberichte, Beschwerdeverfahren sowie Lieferantenzertifizierungen für eine Dauer von sieben Jahren manipulationssicher aufbewahrt und eventuelle Verletzungen von Vorgaben und Maßnahmen fortlaufend und vollständig dokumentiert werden.

„Wer hier nicht mit einer digitalen Archivierungslösung arbeitet, dem wird die schiere Komplexität sicher schnell über den Kopf wachsen. Denn ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt Unternehmen darin, sämtliche, für das Lieferkettengesetz relevanten, Dokumente in einem gemeinsamen, digitalen Archiv transparent und gleichzeitig manipulationssicher aufzubewahren“, so Harald Krekeler. Ein weiteres Plus: Die Dokumente und darin enthaltenen Informationen sind in einem DMS schnell zugänglich, mit wenigen Klicks aufgerufen und können gemeinsam von mehreren Beschäftigten bearbeitet werden. Änderungen werden aufgezeichnet.

Bei der Wahl des DMS sollte jedoch auf bereits integrierte Datenschutz-Funktionalitäten geachtet werden. Das von Krekeler entwickelte Office Manager DMS Enterprise (www.officemanager.de) für Unternehmensnetzwerke beispielsweise gewährleistet, dass viele Pflichten, die die DSGVO fordert, erfüllt werden: das Auskunftsrecht, das Recht auf Berichtigung sowie das Recht auf Löschung von Daten.

„In einem DMS mit DSGVO-Funktionen stehen auf Knopfdruck alle Informationen über personenbezogene Daten einer Person zur Verfügung, einschließlich Verarbeitungszweck der Daten, die Informationsherkunft sowie die Dauer der Speicherung. Obendrein unterstützt ein DMS bei der Aktualisierung personenbezogener Daten. Unter Berücksichtigung der Revisionssicherheit bleiben die Dokumente dennoch unverändert in ihrem Originalzustand erhalten“, erklärt Harald Krekeler.

Harald Krekeler

Vor allem im Spannungsfeld zwischen dem Recht auf Datenlöschung und den Aufbewahrungsvorschriften der Finanzbehörden spielt ein digitales Dokumentenmanagement seinen Trumpf aus: Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt Anwendende bei der Erfüllung der rechtlichen Vorschriften, die sich sowohl aus der DSGVO als auch aus den Aufbewahrungsvorschriften von Unterlagen für das Finanzamt ergeben.

„Viele Unterlagen im Zusammenhang mit dem Lieferkettengesetz beinhalten personenbezogene Daten. Nach DSGVO dürften Betroffene deren Löschung verlangen. Jedoch fordern die Behörden die Aufbewahrung solcher Dokumente für eine Zeit von mindestens sieben, meist sogar zehn Jahren. Ein DMS ist hier in der Lage, Aufbewahrungsfristen zu definieren und das Löschen von Dokumenten erst nach Ablauf dieser Frist zu ermöglichen“, betont Krekeler.