Funktion von ERP-Systemen einfach erklärt

Immer öfter stößt man im Zusammenhang mit Unternehmens-Software auf den Begriff ERP Systeme. Häufig werden diese im Zusammenhang mit Clouds genannt. Doch was genau steckt hinter diesen Systemen? Wieso sind sie so beliebt und werden immer häufiger eingesetzt? Und wie genau funktionieren sie?

Was bedeutet ERP?

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Ressource Planning. Übersetzt bedeutet das ganze so viel wie Planung von Geschäftsressourcen. Das heißt, anhand von Kennzahlen und Informationen werden die Geschäftsprozesse in den Bereichen Kapital und Mitarbeiter sowie Betriebs- bzw. Produktionsmittel geplant, gesteuert und verwaltet um das Unternehmensziel bzw. den Unternehmenszweck zu erreichen. Dementsprechend handelt es sich bei ERP-Systemen um Software, die Unternehmen zur Steuerung und Planung eben jener Geschäftsprozesse einsetzen können. Die Software nutzt dabei eine zentrale Datenbank, so dass alle Abteilungen schnell und einfach auf die gespeicherten Informationen zugreifen können. Dadurch werden sowohl die internen Strukturen, als auch die abteilungsübergreifende Kommunikation vereinfacht. Geschäftsprozesse können so optimiert und effizienter gestaltet werden.

Aufbau von ERP-Systemen

Da ERP-Systeme im Idealfall für alle Geschäftsbereiche eingesetzt werden, sind sie in unterschiedliche Module aufgeteilt. Das heißt, es gibt meist verschiedene Bausteine der Standard-Software, welche dann beliebig untereinander verknüpft werden können. Typische Module sind:

• Einkauf
• Bedarfsermittlung
• Controlling
• Buchhaltung
• Versand
• Lagerverwaltung
• Personalwesen
• Forschung und Entwicklung
• Materialwirtschaft
• Produktionsplanung
• Marketing
• Vertrieb.

Dabei benötigen die meisten Unternehmen eine individuelle Zusammensetzung dieser Module. Zum einen entscheidet hier natürlich der Unternehmenszweck sowie die Branche, jedoch auch die Unternehmensgröße. Kleinere Unternehmen beispielsweise haben oftmals keine eigene Buchhaltung, so dass dieser Baustein dementsprechend entfällt.

Durch die Verwendung einer zentralen Datenbank können die jeweiligen Abteilungen auf die gleichen Informationen zugreifen und diese anpassen. Dementsprechend gibt es keine mehrfache Dateneingabe und auch die Datenpflege wird zentralisiert. Zudem können einzelne Arbeitsschritte automatisiert werden. So entstehen für die Unternehmen nicht nur Kosten sondern auch deutlich Zeitersparnisse. Deshalb werden ERP-Systeme zunehmend beliebter und kommen inzwischen fast überall zum Einsatz. SAP ist dabei der wohl bekannteste Anbieter. Kenntnisse dieser Software werden in Stellenanzeigen immer häufiger von Bewerbern erwartet. Um sich auf die Nutzung von ERP-Systemen optimal vorzubereiten, gibt es viele Anbieter für SAP Weiterbildungen, sowohl für Nutzer als auch Berater.

Unterschiede von ERP-Systemen

Es gibt inzwischen sehr viele Dienstleister im Bereich ERP. Dabei ist der genaue Leistungsumfang und damit auch der Preis für die Software sehr unterschiedlich. Einige Anbieter haben sich auf bestimmte Branchen spezialisiert, während große Firmen wie SAP und Microsoft eher auf umfassende Standard-Lösungen setzen, die für einen Aufpreis jedoch auch individuell angepasst werden können. Bei der Auswahl ist es wichtig, dass für die unternehmensinternen Prozesse auch entsprechende Module in der Software verfügbar sind.

Bevor ein ERP-System ausgewählt und im Unternehmen eingeführt wird, sollten die unterschiedlichen Funktionsweisen verglichen werden. Dabei spielt auch die verwendete Programmiersprache eine Rolle. Hat man bisher mit SQL gearbeitet und dementsprechend geschulte Mitarbeiter eingestellt, bzw. vielleicht sogar viel Geld in die Weiterbildung der Angestellten gesteckt, sollte hier natürlich nicht plötzlich auf ein System umgestellt werden, welches Java nutzt. Auch die vorhandene Hardware sollte mit der neuen Software kompatibel sein. Häufig kann dies jedoch auch durch die Nutzung einer webbasierten Systemoberfläche umgangen werden. Das heißt statt aufwendiger Software-Installation kann ganz einfach mittels Webbrowser auf die Datenbank zugegriffen werden. Aus dem gleichen Grund werden cloudbasierte ERP-Systeme immer häufiger genutzt. Unternehmen müssen nicht mehr über eigene Server verfügen, welche nicht nur teuer in der Anschaffung sind, sondern auch einiges an Platz brauchen und meist mit hohen Wartungskosten verbunden sind.

ERP als cloudbasierte Software

Wie bereits oben erwähnt gibt es immer mehr Anbieter die ERP-Systeme als cloudbasierte Lösungen anbieten. Das bedeutet die zentrale Datenbank, die dem Unternehmen zur Verfügung gestellt wird, ist nicht mehr auf einem Server der Firma zu finden. Der Server wird vom ERP Dienstleister zur Verfügung gestellt und kann sich quasi überall auf der Welt befinden. Der Zugriff auf die Datenbank erfolgt online. Für die Nutzung dieser Clouds wird eine monatliche Gebühr verlangt, jedoch entfallen dafür die Kosten für die Wartung der eigenen Server.

Aus der Nutzung von cloudbasierten ERP-Lösungen ergeben sich darüber hinaus noch weitere Vorteile. So ist der Speicherplatz nahezu beliebig erweiterbar. Statt der Anschaffung eines neuen, größeren Servers, muss nur eine umfangreichere Cloud des ERP-Anbieters gemietet werden. Dementsprechend wird auch immer nur für den Platz bezahlt, der auch tatsächlich genutzt wird. Angesichts dessen, dass Speicherplatz immer teurer wird, liegt der Vorteil hier auf der Hand. Zudem handelt es sich bei cloudbasierter ERP-Software um eine sogenannte SaaS: Software as a Service. Es wird eben nicht nur das Produkt selbst zur Verfügung gestellt, der Anbieter kümmert sich auch um etwaige Probleme mit der Datenbank und ihrem Speicher, sowie um das regelmäßige Aufspielen von Updates und Erweiterungen. Das entlastet die IT-Abteilung des eigenen Unternehmens und ist besonders praktisch für Unternehmen, welche gar nicht über eine eigenen IT-Abteilung verfügen.

Da der Zugriff auf die Datenbank webbasiert erfolgt, kann quasi von überall mit diesen Daten gearbeitet werden. Dies ist nicht nur für Geschäftsreisende von großem Interesse, sondern erleichtert auch die, immer häufiger werdende, Umstellung auf das Arbeiten im Homeoffice. Auch die Mobilität und Flexibilität des Unternehmens gegenüber Kunden kann so erweitert werden. Angebote können direkt während eines Termins erneuert und angepasst werden, unterschiedliche Szenarien berechnet und Preise kalkuliert werden.

So werden ERP Systeme optimal im Unternehmen integriert

Die Umstellung auf eine neue Software sollte selbstverständlich gut überlegt und geplant sein. Ein umfassendes Projekt-Management ist deshalb unerlässlich. Zuerst einmal sollte ein Überblick geschaffen werden, welche Prozesse und Daten im Unternehmen genutzt werden. Anhand dessen kann ein ERP-System ausgewählt werden, welches sowohl die passenden Module bietet als auch zur Arbeitsweise des Unternehmens passt. Alle Mitarbeiter sollten so früh wie möglich auf die Umstellung vorbereitet und entsprechend geschult werden. Mitarbeiter, die eventuell bereits Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen haben, können als Projektmanager und Ansprechpartner eingesetzt werden. Change-Management hilft hier, den Übergang für die Angestellten leichter zu gestalten. Darüber hinaus bieten die meisten Anbieter von ERP Systemen einen umfassenden Service an, so dass der komplette Umstellungsprozess von einem Berater begleitet wird. Dieser kann nicht nur bei der Auswahl der passenden Bausteine helfen, sondern auch bei der Erstellung eines Zeit- und Kostenplans sowie der Mitarbeiterschulung.