Ein Problem in Schichtbetrieben — und wie Sie es lösen können

Wenn Sie Personalleiter sind, haben Sie vielfältige Aufgaben zu bewältigen. Doch abseits von Personalakten, der Planung von Fortbildungen sowie der Kündigung oder Neueinstellung von Mitarbeitern, stellt Sie Ihre spezielle Branche womöglich noch vor ein großes Problem. Dieses Problem kann einen immensen Teil Ihres Arbeitstages in Anspruch nehmen und sich bei inadäquater Behandlung negativ auf den gesamten Betrieb auswirken. Sind Sie nämlich in führender Position von Einrichtungen wie Krankenhäusern, industriellen Betrieben, dem Flugverkehr oder dem Kundenservice tätig, kennen Sie das Dilemma der Schichtplanung. Die richtige Balance zwischen Unter- und Überforderung der Mitarbeiter zu finden, während Sie ebenso effektiv den reibungslosen Ablauf der zu erledigenden Arbeit sicherstellen müssen: Das ist Stress pur und nervenaufreibend zugleich. Graut Ihnen jedes Mal vor dieser wiederkehrenden Aufgabe, dann sollten Sie unbedingt weiterlesen, denn mit unseren Tipps kann das Chaos ein schnelles Ende finden.

Personalleiter und ihre Schichtpläne — ein gelöstes Problem?

Ist Ihr Unternehmen auf einen nahezu oder vollständig pausenlosen Betrieb ausgelegt, dann kommen Sie natürlich nicht umhin, die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter in Schichten einzuteilen. Niemand kann und darf den ganzen Tag anwesend sein. Allein juristisch gesehen sind Ihnen mal mehr, mal weniger enge Grenzen gesetzt, wenn Sie eine Schicht planen: insbesondere durch Regelungen im Arbeitszeitgesetz, dem Gesetz für Mindestlohn und dem Bundesurlaubs- und Arbeitsruhegesetz. Zunächst möchten wir Ihnen daher ein paar Anregungen geben, was Sie bei der Umsetzung von Dienstplänen beachten sollten, damit sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zufrieden sind. Danach soll es darum gehen, wie Sie die erarbeiteten Anforderungen möglichst kostensparend und transparent umsetzen können.

Kommen wir zunächst zu den Eckpunkten, die ein guter Dienstplan am Ende erfüllen sollte. Den rechtlichen Rahmen erwähnten wir bereits, der Plan sollte also keine zu häufigen Überstunden einplanen, sodass die in Deutschland geregelte Arbeitszeit von acht Stunden pro Tag nur in Notfällen überschritten wird. Ebenso sollten Sonn- und Feiertage eingehalten werden und der Arbeitgeber ist normalerweise an den Dienstplan gebunden, sobald er ihn veröffentlicht hat. Ändert sich etwas in den Anforderungen des Plans, sollten Sie die Mitarbeiter mindestens vier Tage im Voraus informieren. Des Weiteren sollte ein guter Schichtplan die Bedürfnisse der Arbeiter nicht außer Acht lassen. Ihnen als Personalleiter obliegt die Verantwortung darüber, dass Ihre Untergebenen motiviert bleiben und Sie gesund und zufrieden bei der Arbeit sind. Ein wichtiger Hebel dabei stellt eben der Dienstplan dar. Eine schier unlösbare Aufgabe also? Wir haben eine gute Neuigkeit, denn Schichtplanung Software kann Ihnen so manche Planung erleichtern. Wie das geht, erfahren Sie jetzt.

Fast automatisch zu mehr Zufriedenheit

Die Schichtplanung Software erledigen zu lassen, scheint für manche unrealistisch zu klingen. Doch in Wahrheit ist die Arbeitswelt heute teils so komplex, dass aus der Option beinahe schon eine Pflicht wird. Möchten Sie alle Eventualitäten berücksichtigen, inklusive der Tatsache, dass ein nicht unerheblicher Teil der Arbeitskraft mittlerweile mobil und im Home-Office ist, dann sollten Sie sich von Softwarelösungen unter die Arme greifen lassen. Nennen wir an dieser Stelle einige der komplexen und zu lösenden Probleme: Da wäre der zu bevorzugende Vorwärtswechsel von Schichten, und dass die Frühschicht nicht zu früh beginnen sollte. Da ist die Massierung von Arbeitspensen, die durch längere Ruhephasen kompensiert werden sollte. Nicht zu vergessen ist der erhöhte Bedarf an Flexibilität seitens der Mitarbeiter, durch immer mehr berufstätige Mütter, Elternzeit, Kind-Krank-Tage und Wünsche nach einer Work-Life-Balance. Bei einer Handvoll Angestellten mögen Sie noch den Überblick behalten können, doch danach wird es schnell zu komplex. Eine Software ist dabei flexibel anpassbar, hilft bei Umplanungen, findet schnell Ersatz bei Krankheitsfällen, fordert und fördert Mitarbeiter und hält sich an rechtliche Vorgaben. Natürlich sollten Sie die erstellten Pläne weiterhin prüfen, können manuelle Anpassungen vornehmen. Doch machen Sie sich Ihren Job und den Ihrer Angestellten leichter und nutzen Sie entsprechende Softwarelösungen bei der Schichtplanung in der neuen Arbeitswelt.