Aufbewahrungsfristen: Welche Unterlagen dürfen 2025 entsorgt werden – und zwar DSGVO-konform?

(Auszug aus der Pressemitteilung)

Zum Jahresbeginn 2025 bietet sich die Gelegenheit, Aktenordner und digitale Archive von Altlasten zu befreien. Dabei stellt sich für viele Unternehmen und Privatpersonen die Frage: Welche Dokumente können entsorgt werden, da ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist? „Unterlagen mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren aus dem Jahr 2014 und mit einer Frist von 6 Jahren aus dem Jahr 2018 dürfen nun vernichtet werden – vorausgesetzt, es bestehen keine anderen Aufbewahrungsgründe“, sagt Harald Krekler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler (www.krekeler.de). Der Experte für Dokumentenmanagement betont: „Genauso wichtig wie eine rechtssichere Aufbewahrung ist aber auch eine rechtssichere Dokumentenvernichtung, bei der vor allem der Datenschutz nach DSGVO im Fokus steht.“

Fristende für Unterlagen aus 2014

In Deutschland regeln vor allem die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) die Aufbewahrungspflichten von geschäftlichen Unterlagen. Je nach Art der Dokumente gelten dabei unterschiedliche Fristen, wobei die häufigsten Zeiträume 6 Jahre und 10 Jahre sind. Nach Ablauf dieser Fristen dürfen die entsprechenden Unterlagen datenschutzkonform vernichtet werden. Es ist jedoch entscheidend, den Stichtag korrekt zu berechnen.

Harald Krekeler informiert: „Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument erstellt wurde. Ein Beleg, der beispielsweise im Mai 2014 erstellt wurde, ist ab dem 31. Dezember 2014 aufbewahrungspflichtig. Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für dieses Dokument endet somit am 31. Dezember 2024 und es darf ab Januar 2025 vernichtet werden. “

Doch Vorsicht: Die richtige Berechnung des Fristbeginns und -endes ist wichtig, da eine vorzeitige Vernichtung von Dokumenten schwerwiegende Konsequenzen haben kann. Denn im Falle einer Betriebsprüfung oder bei Rechtsstreitigkeiten könnten fehlende Unterlagen erhebliche finanzielle oder rechtliche Nachteile nach sich ziehen. „Wenn an einem Dokument aus 2014 im Jahr 2015 noch einmal eine nachträgliche Änderung erfolgte, dann beginnt die Aufbewahrungsfrist für dieses Dokument erst im Dezember 2015 und es darf folglich auch erst im Januar 2026 vernichtet werden“, verdeutlicht Krekeler.

Welche Dokumente können ab Januar 2025 vernichtet werden?

Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist

Unterlagen aus dem Jahr 2014 – mit Fristbeginn 31. Dezember 2014 – können ab dem 1. Januar 2025 datenschutzgerecht vernichtet werden. Hierzu zählen vor allem steuerrechtlich relevante Dokumente, wie Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege, Steuerbescheide und Steuererklärungen, Handelsbücher und Rechnungen (Ein- und Ausgang).

Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungsfrist

Für Geschäftsbriefe und andere steuerlich weniger relevante Dokumente gilt eine kürzere Frist. So können Handels- und Geschäftsbriefe – dazu zählen zum Beispiel Angebote, Bestellungen und Schriftverkehr – sowie Lohnunterlagen aus dem Jahr 2018 ab Januar 2025 entsorgt werden.

Bloß nicht einfach in den Müll: DSGVO-konforme Entsorgung

Schriftverkehr und Dokumente nach ihrer Aufbewahrungsfrist einfach in den Müll oder den digitalen Papierkorb zu entsorgen, funktioniert jedoch nicht. Die Vernichtung von Unterlagen erfordert stattdessen besondere Sorgfalt, insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz. Unternehmen wie Privatpersonen müssen sicherstellen, dass Daten vollständig und unwiderruflich vernichtet werden. „Nach der Datenschutz-Grundverordnung müssen personenbezogene Daten so vernichtet werden, dass sie nicht mehr rekonstruierbar sind. Für Papierdokumente bedeutet es, dass sie durch einen geeigneten Aktenvernichter vernichtet werden müssen, der den Anforderungen nach DIN 66399 entspricht. Für personenbezogene Daten gilt dabei mindestens die Sicherheitsstufe P-4, nach der die Papierstreifen so klein sind, dass eine Rekonstruktion praktisch unmöglich ist. Bei sensiblen Daten, wie Gesundheitsdaten, ist eine noch höhere Sicherheitsstufe erforderlich. Hier sollten Unternehmen erwägen, einen zertifizierten Aktenvernichtungsdienstleisters zu beauftragen, denn diese erfüllen die hohen Datenschutzstandards“, informiert Harald Krekeler.

Harald Krekeler

Die Vernichtung digitaler Unterlagen erfolgt durch Löschung oder physische Zerstörung der Datenträger. Eine einfache Löschung, beispielsweise durch Verschieben in den Papierkorb, reicht nicht aus. „Die Daten müssen durch spezielle Software unwiderruflich gelöscht werden, etwa mit Programmen wie Eraser oder DBAN, die mehrfaches Überschreiben der Speicherbereiche ermöglichen. Bei Datenträgern wie Festplatten, CDs oder USB-Sticks ist die physische Zerstörung eine weitere Option. Hier kommen Schreddergeräte für digitale Medien oder spezialisierte Dienstleister zum Einsatz. Allerdings muss auch hier die Vernichtung nach DIN 66399 erfolgen“, so Krekeler.

Der Extra-Tipp vom Experten: „Die Dokumenten-Vernichtung sollte lückenlos dokumentiert werden. Das schützt nicht nur vor Datenschutzverstößen, sondern ist auch ein Nachweis für die ordnungsgemäße Entsorgung. Zudem sollte vor der Entsorgung überprüft werden, ob es besondere Gründe gibt, bestimmte Unterlagen über die gesetzlichen Fristen hinaus aufzubewahren. Beispiele hierfür sind laufende Prüfungen durch das Finanzamt oder Rechtsstreitigkeiten. In solchen Fällen ist eine längere Aufbewahrung ratsam.“