Was gibt es bei der SAP Dokumentenarchivierung zu beachten?

Experten sind überzeugt, dass der Content-Server von SAP nicht geeignet ist, um große Dokumentenmengen rechtssicher zu archivieren. Im Hinblick auf die geltende DSGVO ist es daher unverzichtbar, eine externe Archivierungsoption zu wählen. Wichtig ist dabei, dass sie sich nahtlos mit SAP integrieren lässt und die rechtlichen Vorgaben erfüllt.

Flexibles Archivierungssystem mit optimaler Integrierbarkeit

Bei der SAP Dokumentenarchivierung ist es für Unternehmen wichtig, sämtliche gesetzliche Vorgaben umzusetzen. Ein sicheres Datenmanagement trägt zudem zur Vertrauensbildung von Kunden bei, die ihre Daten bereitstellen. Effiziente Archivierungssysteme stellen eine Brücke zwischen SAP und einem Speichersystem dar. Die Ansprüche bestehen vor allem darin, dass sich die Systeme in ein vorhandenes ERP-System integrieren lassen. Das hilft weiter, wenn ein Unternehmen Transformationen durchlaufen muss, wie beispielsweise von SAP ECC zu S4/Hana.

Optimierte Dokumentenverwaltung mit modernen Systemen

Eine Schnittstelle ermöglicht die Verbindung von archivierten Dokumenten und Anwendungsbelegen im SAP. Es besteht die Möglichkeit, Dokumente mit Intelligenz und zusätzlichen Informationen anzureichern. Dadurch ist eine Verwaltung auch unabhängig des eigentlichen Quellsystems möglich. Suchhäufigkeiten, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte lassen sich aufs Unternehmen angepasst steuern. Der Vorteil hiervon ist, dass Datenreplikationsprojekte überflüssig gemacht werden, was die Verwaltung und Handhabung von betrieblichen Dokumenten enorm erleichtert.

Kostenreduktion für Unternehmen und einfachere Bedienbarkeit

Das moderne Dokumentenmanagement ist zukunftsorientiert aufgebaut und bleibt den eigentlichen Endnutzern verborgen. Das Ziel bei einer effizienten Lösung besteht darin, die SAP-Oberfläche weiterhin wie gewohnt zu nutzen, ohne dabei zwischen Systemen wechseln zu müssen. Hinzu kommt, dass sich aus unternehmerischer Sicht Kosten sparen lassen. Viele Systeme enthalten unnötige Funktionen, die teuer sind und weit über die reine Archivierung hinausgehen. Dadurch entstehen dem Unternehmen Kosten, die sich vermeiden lassen. Obwohl die Zahl der Internetnutzer und digitalen Personen immer weiter steigt, ist das Know-How längst nicht tiefgreifend genug, für komplexe Prozesse.

Eine einfache Bedienoberfläche erleichtert Mitarbeitern moderner Unternehmen den Umgang mit der Datenarchivierung. Dabei steht im Fokus, dass die Funktionsweise wirklich verstanden wird. Das erleichtert den Umgang und das Verständnis für nötige Schritte und fördert so die Compliance.

Typische DMS- oder ECM-Systeme sind nicht mehr zukunftsorientiert

Moderne Unternehmen legen Wert darauf, ihre Mitarbeiter zu fördern und bei der Entwicklung zu unterstützen. Dazu gehört auch, die richtigen Systeme im Dokumentenmanagement zu verwenden. Nach wie vor kommen ECM- und DMS-Systeme zum Einsatz, die aus Sicht eines modernen Betriebswesens als nicht mehr geeignet gelten. Insbesondere für SAP sind solche Systeme nicht wirklich geeignet. Sie bringen so viele Konflikte und Komplexität in Hinblick auf Rechte- und Metadatenlogik mit, dass der Schulungsbedarf enorm wäre. Hinzu kommt, dass diese Herausforderungen aus SAP-Sicht gar nicht benötigt werden. Der Sinn hinter einer Optimierung der Systeme besteht darin, es den Anwendern so leicht wie möglich zu machen. Dadurch steigert sich die Bereitschaft, neue Anwendungen zu lernen und mit ihnen zu arbeiten.

Fazit: SAP Dokumentenarchivierung optimieren und Benefits mitnehmen

Die Arbeit mit SAP gehört zur digitalen Geschäftsentwicklung dazu. Unternehmer können durch effiziente Lösungen dazu beitragen, dass sie keine unlösbaren Herausforderungen meistern müssen, sondern die Vorteile für sich nutzen können.