Stundenerfassung mit einem Zeiterfassungsgerät: die Möglichkeiten im Überblick

Das Mindestlohn- und Arbeitsschutzgesetz schreiben explizit vor, alle Arbeitsstunden korrekt zu erfassen. Den meisten ist daher die berühmte Stechuhr bereits ein Begriff aus ihrem Berufsalltag. Doch wie funktionieren derartige Geräte eigentlich? Und welche Alternativen gibt es?

Wie funktionieren Zeiterfassungsgeräte?

Wer in einer Fabrik oder im öffentlichen Dienst arbeitet, kommt schnell mit einem Zeiterfassungsgerät in Berührung. Auch kleine Firmen setzen mittlerweile auf smarte Geräte, um Beginn und Ende der Arbeitszeit genau zu dokumentieren. So schreibt es auch ein aktuelles Gerichtsurteil des Bundesgerichtshofs vor. Demnach müssen Firmeninhaber ein System etablieren, das transparent arbeitet und die Zeit idealerweise digital erfasst.
 
Frühere Typen der Stechuhr glichen eher einer Stempelmaschine. Die Mitarbeiter mussten eine Karte einführen, auf die Arbeitsbeginn und -ende gedruckt wurde. Mittlerweile findet man solche Geräte nur noch in Museumsausstellungen. Heutzutage funktionieren die meisten Zeiterfassungssysteme mithilfe eines Chips. Dort sind die Daten des Mitarbeiters gespeichert. Verbindet sich der Chip mit dem Kontaktterminal, wird der Beginn der Arbeitszeit automatisch an den Server der HR-Abteilung übermittelt. Dazu sind die Geräte per WLAN oder LAN mit der Cloud der Firma verbunden. So soll das Personal fair seine geleisteten Stunden dokumentieren. Über das System ist die Sollzeit hinterlegt. Korrekturen sind entweder manuell oder über die verbundene Software möglich.

Alternative – die Zeiterfassung per Computerprogramm

Die Mitarbeiter Zeiterfassung ist nicht zwangsläufig auf die klassische Stechuhr beschränkt. Gerade größere Unternehmen mit einem hohen Anteil an Crowdworkern oder Home-Office-Nutzern bevorzugen eine Kombination aus analogen und digitalen Methoden – oder greifen grundsätzlich zu Computertools. In den heutigen Chefetagen werden Digitallösungen zur Stundenerfassung immer beliebter. Mithilfe von Apps oder Computeranwendungen lässt sich die geleistete Arbeitszeit ebenfalls dokumentieren. Das Personalbüro hat in dieser Hinsicht einige Vorteile. Zum einen bieten die Programme nützliche Statistiken und Tabellen an. Damit werden für die Firmen wertvolle Auswertungen oder Vergleiche erstellt. Zum anderen eignen sich digitale Lösungen für die heutige Arbeitswelt, wo mobil oder aus dem Home-Office gearbeitet wird. Denn das Personal kann von zu Hause schlecht eine eigene Stechuhr bedienen. Hier schafft Software neue Handlungsspielräume.

Datenschutz- und arbeitsrechtliche Vorgaben für Zeiterfassungsgeräte

Ob Stechuhr oder digitales Tool, der Schutz persönlicher Daten hat in Deutschland bekanntlich einen hohen Stellenwert. Die Anbieter von Hardware müssen sicherstellen, dass niemand außer den Mitarbeitern im Personalbüro und des Betroffenen selbst Zugriff hat. Durch die Bauweise wird das bereits gewährleistet. Ebenso müssen Zeiterfassungsgeräte dem Arbeitszeitgesetz Folge leisten. Durch die technische Aufzeichnung der Überstunden werden diese einem digitalen Konto gutgeschrieben. Auf dem Bildschirm lässt sich meistens direkt der Saldo ablesen. Zudem existieren auf Dutzenden Modellen eigene Tasten für Arztgänge, Pausenzeiten, Raucherpausen und Co. Diese sind ebenfalls lückenlos zu dokumentieren. Damit genügen sie auch den Anforderungen des Mindestlohngesetzes. Es schreibt eine exakte Dokumentation der geleisteten Mehrarbeit vor. Vor dem Hintergrund einiger Betrugsfälle möchte der Gesetzgeber die korrekte Auszahlung sicherstellen. Mit digitalen Systemen wird dem aber problemlos genügt. Selbst eine Funktion zur Meldung an die Sozialversicherungsträger ist bei den meisten Gerätschaften bereits integriert. Der bürokratische deutsche Alltag wird so viel leichter bewältigt.

Fazit

Im Hinblick auf die steigende Beliebtheit des Arbeitens von zu Hause bringen digitale Zeiterfassungssysteme einige Vorteile mit sich. Dennoch wird die Stechuhr in den nächsten Jahren kaum aussterben. Dafür hat sie sich einfach zu gut bewährt.